Акт об уничтожении печатей и штампов. Акт об уничтожении печатей и штампов Приказ на уничтожение печати образец рк

Многие компании по надобности или в соответствии с требованиями действующего законодательства должны использовать свою уникальную печать с определенными реквизитами и собственной формой.

При этом для того, чтобы печать действительно имела какую-то юридическую силу, все операции с ней должны быть предварительно зарегистрированы, и касается это не только изготовления, но и ликвидации этого инструмента.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Однако действующее законодательство постоянно меняется, поэтому большинство предпринимателей не знает о том, как проводится данная процедура в 2020 году и как должен правильно оформляться акт об уничтожении печати.

Процесс ликвидации старого штампа организации в 2020 году

До недавнего времени использование круглой печати относилось к обязательным требованиям к юридическим лицам, так как необходимость ее использования у компаний была установлена действующим законодательством. Однако после того, как в силу вступил Федеральный закон №82-ФЗ от 6 апреля 2020 года, требование об обязательном использовании печатей было исключено из законодательных норм.

Таким образом, начиная с 7 апреля 2020 года, юридическое лицо имеет право самостоятельно определиться с тем, стоит ли ему пользоваться печатью или же лучше отказаться от нее. Несмотря на то, что многие восприняли такие изменения как положительные новости, на самом деле очень многие компании не собираются расставаться со своими печатями, и более того, обзаводятся также вспомогательными инструментами.

Частным предпринимателям как раньше, так и сейчас вообще не нужно пользоваться круглыми печатями, если они сами не хотят это делать. При этом в процессе своей эксплуатации штамп может прийти в негодность, повредиться или износиться, а помимо этого, могут поменяться и какие-либо реквизиты держателя этого инструмента.

Все это является поводом для того, чтобы уничтожить старую печать, и это уже является обязательным законодательным требованием, причем сама процедура должна быть подкреплена специальным актом об уничтожении штампов и печатей.

На сегодняшний день законодательство никоим образом не контролирует процедуру уничтожения и производства печатей, в связи с чем компания может самостоятельно принимать решения по работе с этими инструментами. Для этого нужно издать локальный нормативный акт в форме приказа по основной деятельности компании, а также соответствующую инструкцию, правила и другие необходимые документы, в которых, в частности, будет указываться порядок уничтожения печатей.

Для того, чтобы провести процедуру уничтожения печати, нужно будет уполномоченным лицам предоставить сам инструмент, а также определенный перечень документов:

свидетельство, в котором указываются регистрационные данные указанного предприятия;
заявление, смысл которого указывает на разрешение уничтожить данный инструмент;
учредительный договор, приказ или же устав, подтверждающий наличие статуса у учредителя или руководителя организации;
удостоверение, подтверждающее личность руководителя или же его доверенного лица;
документ, указывающий на то, что у предприятия нет задолженности;
другие документы, которые могут быть потребованы уполномоченными лицами.

После того, как представители компании предоставили печать и нужные документы, печать полностью уничтожается в обязательном присутствии заявителя путем разрезания ее на несколько частей. Помимо этого, также предусматривается возможность уничтожения данного инструмента специальным способом, который предусматривает полное разрушение формы и печатающей поверхности данного инструмента, что исключает дальнейшую возможность его применения или восстановления.

Стоит отметить, что печати, имеющие металлическую основу, в преимущественном большинстве случаев просто опиливают двумя перпендикулярными линиями, в то время как полимерные, резиновые или популярные каучуковые инструменты могут быть просто разрезаны или сожжены.

После того, как печать компании полностью уничтожается в полном соответствии с действующими правилами, заявитель должен получить на руки специализированный акт, причем передается он лично в руки. В данном случае подать заявление может частный предприниматель, руководитель компании или же его доверенное лицо, которое предъявило документ, удостоверяющий его личность.

Если вместо директора компании обращается его доверенное лицо, помимо основного пакета документов ему нужно будет иметь нотариально заверенную доверенность, которая подтверждает право этого лица проводить действия, которые связаны с полным уничтожением печати компании.

Если компания собирается уничтожить печать собственными силами, ей нужно будет заручиться поддержкой специальной комиссии, назначенной соответствующим приказом руководителя по мере необходимости с поименным перечислением всех членов этой группы. При этом состав комиссии может быть закреплен ЛНА с указанием должностей каждого из ее членов, причем крайне желательно, чтобы данная комиссия включала в себя сотрудника, несущего ответственность за работу со штампами и печатями.

Как правильно составить документ

Главной задачей комиссии является физическое уничтожение того элемента печати, на котором содержится зеркальное отображение ее оттиска. Другими словами, участники этой группы должны привести это устройство в негодность для дальнейшей эксплуатации.

Вся процедура должна быть задокументирована путем оформления специального акта об уничтожении штампов и печатей, в котором в обязательном порядке указываются следующие сведения:

полное наименование компании;
дата, номер и название составленного документа;
полный перечень лиц, которые входят в состав комиссии, включая их ФИО и наименование должности;
основание, которое привело к уничтожению всевозможных штампов и печатей;
общее количество, наименование и оттиск уничтожаемой печати;
причина, по которой проводится уничтожение, а также выбранный метод, время и место для проведения данной процедуры;
заключение комиссии по факту проведенных работ;
подпись каждого лица, которое входит в состав уполномоченной комиссии.

После того, как акт будет полностью заполнен и подписан уполномоченными лицами, его нужно будет подать руководителю компании для утверждения. Основываясь на информации, записанной в этом документе, ответственное лицо должно сделать в журнале специальную отметку об уничтожении, а в дальнейшем составленный акт нужно будет хранить вместе с журналом на тот случай, если возникнут какие-либо споры по документам, имеющим оттиск старой печати.

Если же компания решила воспользоваться услугами каких-нибудь сторонних организаций, то в таком случае, помимо стандартного штемпельного изделия исполнитель должен будет получить также целый ряд необходимых документов, и в частности, это касается следующих бумаг:

заявление от руководителя компании с просьбой о квалифицированном уничтожении печати организации;
ксерокопия гражданского паспорта руководителя (если он является сотрудником государственного учреждения, ему нужно будет предоставить копию приказа о назначении, заверенную вышестоящими органами);
ксерокопия гражданского паспорта сотрудника, несущего ответственность за корректность проведения процедуры уничтожения печати;
доверенность, оформленная от лица руководства компании на того сотрудника, который несет ответственность за корректность уничтожения печати;
копии выписки из ЕГРЮЛ, заверенные у нотариуса;
платежные документы, подтверждающие внесение оплаты за предоставленные услуги.

«Наименование компании»

Утверждаю «должность, подпись и ФИО лица, которое утверждает данный документ»

«дата оформления акта об уничтожении»

Акт об уничтожении печатей

Составлен комиссией в составе:

«указать полный перечень лиц, которые входят в состав комиссии и занимаются оформлением этого акта. В частности, нужно указать председателя и всех ее членов, а также уполномоченного начальника отдела кадров, который занимался назначением этих лиц».

Основание: «указать документ, на основании которого проводится процедура уничтожения печати. К примеру, это может быть приказ генерального директора, и в таком случае нужно будет предоставить в акте соответствующую информацию, указать его реквизиты и точную дату оформления.

Раздел документа: Образцы документов, Акт

Скачать «Акт об уничтожении печати организации»

Источник документов раздела «Акт»: http://dogovor-obrazets.ru/образец/Акт

АКТ N _________ ОБ УНИЧТОЖЕНИИ ПЕЧАТИ ОРГАНИЗАЦИИ

Составлен в 2 экземплярах

Печать, зарегистрированная в реестре печатей за N ______________,организации: _________________________________________________________ (организационно-правовая форма

И наименование организации)

ОГРН N ________________________ уничтожена на основании заявленияруководителя в связи с _______________________________________________ (указать причину: изменение наименования,

Организационно-правовой формы, износ и т.д.)

Печать уничтожил представитель организации ____________________________________________________________________________________________ (фамилия, имя, отчество)

паспорт: серия _____ No. ___ код подразделения _______________________ (для новых паспортов)

выдан ________________________________________________________________ (кем, когда)

_____________ «___»___________ 200__ г. (подпись)

Факт уничтожения печати в моем присутствии подтверждаю, сведенияоб уничтожении печати внесены в базу данных «Реестр печатей»,заявление и один экземпляр акта приобщены к архивному делу печати.

Представитель МРП ____________ /________/ «___»__________ 200__ г. (подпись)

———————————————————————- ОТТИСКИ УНИЧТОЖАЕМОЙ ПЕЧАТИ

———————————-T———————————-¬¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦L———————————+————————————

Печать, как любой инструмент может износиться, повредиться и прийти в негодность. Но выбрасывать в мусорную корзину ее нельзя, сегодня рассмотрим все аспекты уничтожения печатей.

В каком случае нужно уничтожить печать организации

В первую очередь нужно определить в каком случае печать подлежит уничтожению:

Механические повреждения клише
Механические повреждения корпуса
Ликвидация фирмы
Изменения данных, отражённых на печати
И. т. п.

Как правильно уничтожить печать

Чтобы уничтожить печать фирмы нужно составить документ, который называется Акт об уничтожении печати. На любую уничтоженную печать у вас должен хранится акт об уничтожении печати, образец вы можете скачать по ссылке. В образце нужно заполнить пустые поля и указать:

Кто из сотрудников уничтожил печать (штамп)
Метод уничтожения (сжигание, изрезание латексной (полимерной части) на мелкие кусочки)
Дата и точное время

Документ подписывают все члены комиссии, обычно 3 человека. Может быть назначен председатель комиссии, обычно это директор. Акт хранится 10 лет.

Форма акта об уничтожения печати

Определенной формы акта не существует, каждая фирма разрабатывает его самостоятельно, вы можете воспользоваться одним из образцов, представленных ниже или создать свой собственный бланк.

Акт уничтожения печати при ликвидации фирмы — скачать

Акт уничтожения печати- скачать

Акт уничтожение печати при ликвидации фирмы

При закрытии фирмы или одного из филиалов все печати также должны быть уничтожены, чтобы никто не мог воспользоваться ими в личных целях. В таком случае в акте указывают причину уничтожения «в связи с ликвидацией фирмы». Скачать образец акта об уничтожении печатей при ликвидации фирмы вы можете по ссылке. Уничтожить нужно все печати и штампы отраженные в журнале регистрации печатей, даже если оттиски у них одинаковые, с течение времени каждая печать износилась по-своему и приобрела индивидуальные особенности.

Внесение изменений в журнал регистрации печатей и штампов

После уничтожения печатей обязательно нужно указать этот факт в журнале регистрации печатей, а также записать номер акта и дату уничтожения.

Соблюдение порядка в бумагах позволит избежать путаницы в документах и проблем с налоговой.

Скачать акт уничтожения печати ИП

При уничтожении печати ИП возникают свои сложности, в том числе, кто подпишет акт об уничтожении печати, ведь эту процедуру необходимо осуществлять по решению комиссии. В случае, если в вашей фирме нет работников за актом об уничтожении печати вы можете обратиться в фирму производитель. Именно в их реестре печатей отражены сведения о вашей регистрации. На ваших глазах печать уничтожат, а вам выдадут акт об ее уничтожении. Клиенты фирмы «Первопечать» могут обратиться за данной услугой в наш офис.

Уничтожение зарегистрированной в реестре печати

Для тех предпринимателей, кто зарегистрировал печать в реестре важно помнить о том, что при уничтожении любой печати сведения должны быть переданы в соответствующие организации.

если изменились какие-либо реквизиты предприятия (например, форма собственности), и информация на клише им не соответствует;
печать имеет какие-либо дефекты, из-за которых её использование невозможно;
печать пришла в негодность с течением времени - её оттиск недостаточно чёткий, и текст не читаем;
произошла реорганизация или перерегистрация предприятия, или же оно ликвидировано.

Порядок уничтожения прописан в нормативно-правовых актах муниципального и объектового уровня. Уничтожение печати может быть произведено самостоятельно или с помощью агентства, предоставляющего такую услугу.

В случае самостоятельной ликвидации клише государственного образца издаётся Приказ об уничтожении гербовой печати, в котором назначается комиссия минимум из трёх человек. В комиссии обязательно должен присутствовать сотрудник, ответственный за учёт штампов и печатей предприятия.

Уничтоженная печать должна быть непригодной к дальнейшей эксплуатации и не подлежать восстановлению. В зависимости от материала, из которого изготовлено клише, существуют различные способы уничтожения.

Металлические печати спиливают крест-накрест, а полимерные и резиновые разрезают либо сжигают. После процедуры составляется Акт, который в течение десяти лет хранится в организации.

В документе должны быть указаны следующие сведения:

место и время уничтожения печати;
основание для ликвидации;
наименование и оттиск подлежащей уничтожению печати;
состав комиссии;
способ уничтожения.

Акт подписывается всеми членами комиссии. Его содержание не допускает наличия ошибок и исправлений.

Уничтожение гербовых печатей можно поручить агентству, предоставляющему эту услугу. В этом случае необходимо будет предоставить следующий комплект документов:

свидетельство о регистрации организации-владельца печати;
заполненный бланк заявления, разрешающего уничтожение;
удостоверение личности руководителя предприятия или его доверенного лица;
документ, подтверждающий отсутствие задолженностей предприятия.

После ликвидации гербовой печати заказчику выдаётся Акт об уничтожении, который регистрируется в соответствии с порядком внутреннего документооборота компании.

Гербовые печати - изготовление от 1400 рублей

Случается так, что иногда приходится прибегать к процедуре, которая касается уничтожения предыдущей печати. Все предприятия и организации сталкиваются с таким вопросом, который касается смена печати и это является очень проблематично. Уничтожение печати бывает из-за изменения реквизитов предприятия, которые есть на печати, из-за непригодности печати, или произошла потеря печати. Если стоит вопрос перед руководством организации о смене печати, то на собрании составляется протокол, в котором указываются все присутствующие, кто был на собрании, также указывается причина смены или уничтожения, и в итоге руководитель организации издает приказ об уничтожении печати образец, которого есть в каждой организации. После составления данного приказа процесс изготовления печати схож с процессом, как и при создании компании. При замене старой печати необходимо составлять приказ об уничтожении, чтобы в дальнейшем не возникло проблем.

В итоге чтобы не возникало никаких проблем после, необходимо составить акт уничтожения печати образец, которого имеется у каждого руководителя компании. Если печать была потеряна, то надо взять справку об утере печати, которая выдается в ОВД. Если печать, которую необходимо уничтожить записана в реестре, то надо об этом сообщить в регистрационный орган. Вопросом уничтожения печати может заняться и само предприятие, но лучше, если данным вопросом займется специализированная компания, которая занимается производством печатей. Акт об уничтожении необходимо сохранить, так как в дальнейшем могут возникнуть различные вопросы, которые будут касаться уничтожения старой печати.

Когда закрыт вопрос об уничтожении старой печати, при необходимости можно заказать изготовление новой. Все специалисты в компании изготовителе придерживаются соблюдения требований ГОСТА и гарантируют высококачественное изделие, и помогают во время уничтожения старой печати и подготовке всех необходимых документов.

При изготовлении печати используют макеты, которые имеют разную степень сложности на основе уже имеющихся образцов или на основе эскизов утвержденных заказчиком. Если печать необходимо изготовить по эскизу, то необходимо подготовить нужные документы, которые относятся к оформлению юридического лица или частного предпринимателя. Если необходимо изготовить печать для акционерного общества, то необходимо утверждение эскиза новой печати.

Приказ об изготовлении печати образец включает следующие данные: об эскизе печати и его утверждении, кто будет осуществлять контроль за исполнение приказа и соответственно эскизы печатей. Для начала изготовления печати необходимо сделать макет будущей печати. В современное время к печатям не предъявляется каких-то особых требований. Но есть требования, которые касаются полного указания следующих данных: полное наименование компании, указание организационно-правовой формы, если печать зарегистрирована, то необходимо указать номер, который соответствует номеру регистрационному реестру и юридический адрес. Макет должен создаваться строго имеющемуся макету, но может в дальнейшем происходить корректировка уже готового эскиза. В законодательстве указаны некоторые регламенты, которые касаются муниципальной и региональной символики. Макет, который является окончательным, должен согласовать заказчик и документально заверить, чтобы не возникало в дальнейшем проблем. Затем изготовитель приступает к изготовлению, и все подписанные документы сохраняются, как доказательство о подлинности печати.

shtampy-pechati.ru

Акт об уничтожении печати и штампа

Составление акта об уничтожении печатей и штампов происходит тогда, когда на предприятии принимается решение об утилизации штемпельных изделий. Акт относится к внутренним документам компании и должен составляться в определенном порядке.

Зачем уничтожать печати и штампы

Причин для уничтожения данных атрибутов может быть множество.

На сегодняшний день наиболее распространенной можно считать вышедший в 2015 году закон об отмене обязательного визирования документации предприятий при помощи различных оттисков.

Иными словами, если раньше все юридические лица без исключения должны были применять в своей работе штампы и печати, то сейчас это является только лишь правом компании, которое должно закрепляться ее внутренними нормативными документами.

Другими поводами для уничтожения штемпельных изделий может быть:

износ,

порча,

устаревание,

ликвидация или реорганизация фирмы,

изменение реквизитов фирмы и т.д.

Утилизация печатей и штампов не является строго обязательной процедурой, однако проведенная по всем правилам она в некоторой степени позволяет обезопасить предприятия от злонамеренных манипуляций с различного рода документами со стороны граждан с преступными намерениями.

Порядок проведения процедуры уничтожения

На сегодня государство никак не регламентирует порядок ни производства, ни уничтожения печатей, поэтому организации должны самостоятельно разрабатывать нормативно-правовую базу для данных действий.
Однако, в общем и целом процедура по утилизации клише примерно одинакова:

Сначала руководство предприятия принимает решение об уничтожении утративших свою актуальность печатей и штампов (оно может быть вынесено как в отношении одной печати, так и нескольких или даже всех).
Затем издается приказ, являющийся катализатором по запуску данного процесса.
На основании приказа создается специальная комиссия, которая и проводит уничтожение штемпельных изделий.
Для фиксации факта произведенной утилизации составляется подробный акт.

Следует сказать, что в некоторых случаях организации не занимаются уничтожением печатей и штампов самостоятельно, а передают это право сторонним фирмам.

Что касается утерянных или украденных штемпелей, то в отношении них составлять акт об утилизации нельзя – в таких случаях необходимо подавать соответствующие заявления в налоговую службу и полицию.

Комиссия: состав и цели

В состав комиссии по утилизации должно входить не менее двух человек .
Это могут быть любые сотрудники организации, но, как правило, в качестве таковых назначаются:

директор или любое приближенное к руководству компании лицо,

сотрудник, ответственный за содержание и хранение печатей и штампов,

специалист кадрового отдела,

юрист,

секретарь.

Среди них следует выделить председателя комиссии и рядовых членов.

Основная задача комиссии – отобрать утратившие актуальность штемпели, непосредственно осуществить их уничтожение любым приемлемым и наиболее доступным способом, и составить об этом акт.

Для утилизации обычно используются довольно простые методы:

резка клише на мелкие кусочки ножницами (при условии, что они сделаны из полимеров, резины, каучука и прочих мягких материалов),

спиливание при помощи специальных инструментов (если клише металлическое).

Главное, чтобы в результате уничтожения данные изделия стали полностью негодны для дальнейшего использования.

Как составить акт

Стандартной единой формы акта об уничтожении печатей и штампов законодателями не разработано. Это означает, что предприятия вольны писать его в произвольном виде или по шаблону, утвержденному в учетной политике фирмы.
При этом есть ряд сведений, которые в документе указывать необходимо:

номер, место и дату создания акта,

название организации,

данные о самой печати: реквизиты компании, отображенных на клише (если утилизируемых штампов несколько, сведения обо всех них вносятся аналогичным образом),

состав комиссии (должности, фамилии-имена-отчества сотрудников),

причину уничтожения печати или штампа,

основание для уничтожения(т.е. дать ссылку на документ),

время, место и способ уничтожения.

Кроме того, в бланке акта нужно поставить оттиски уничтожаемых штемпелей и письменно засвидетельствовать тот факт, что произведенные манипуляции привели к полной непригодности клише к дальнейшему использованию.

Как оформить акт

Оформление акта также отдано на откуп предприятиям: его можно создавать в рукописном виде или в печатном на фирменном бланке или простом листе А4 или А5 формата.

Единственное правило, которое непременно должно соблюдаться: вся приведенная информация должна быть заверена автографами членов комиссии , производивших утилизацию.

После этого акт передается на удостоверение руководителю компании или иному лицу, обладающему правом подписи подобного рода бумаг.

Отметка об акте ставится в специальном журнале учета движения печатей и штампов , который должен вестись на предприятии при использовании его сотрудниками штемпельных изделий.

Акт составляется как минимум в одном экземпляре, но при необходимости можно сделать его копии.

Как и сколько хранить акт

Акт об уничтожении печатей и штампов следует хранить вместе с другими документами на протяжении установленного законом или внутренними положениями компании периода (но не менее трех лет), по истечении этого срока акт можно утилизировать.

Печати и штампы на предприятии:: Информация, комментарии, практика

Печати и штампы

Приказ об уничтожении гербовой печати как оформить? Какова официальная процедура уничтожения печати фирмы?

Потребность в уничтожении гербовой печати предприятия, также как и любых иных печатей может возникнуть в трех случаях:

при перерегистрации, реорганизации или ликвидации организации;
при изменении реквизитов организации (формы собственности, наименования) указанных на клише печати;
невозможность использования печати из-за наличия дефектов, печать пришла в негодность и ее использование невозможно.

Хотя на федеральном уровне вопрос уничтожения не отрегулирован, в каждом отдельном субъекте федерации и муниципальном образовании могут существовать свои местные акты об уничтожении печатей. Когда в Москве существовала Московская регистрационная палата она занималась уничтожением печатей, но МРП ликвидирована на основании Постановления Правительства Москвы от 08.02.2005 № 65-ПП. Некоторые изготовители печатей предоставляют услуги по уничтожению печатей сторонних организаций.

Порядок для самостоятельного уничтожения печатей и штампов следующий:

Шаг 1. «Приказ руководителя о назначениии комиссии»

Шаг 2. «Печати и штампы сдаются для уничтожения в Управление делами»

Шаг 3. «Составляется Акт с оттисками уничтожаемых печатей и штампов»

На все отобранные к уничтожению печати и штампы составляется акт (см.Приложение). Акт, с проставлением оттисков уничтожаемых печатей и штампов, составляет работник, ответственный за учет и хранение печатей и штампов.

В акте на уничтожение печатей (штампов) исправления не допускаются.

Шаг 4. «Сверка уничтожаемых печатей и штампов с Актом»

Шаг 5. «Отобранные печати и штампы сдаются под охрану»

Шаг 6. «Уничтожение печатей и штампов в присутствии членов комиссии»

Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования.

К месту уничтожения печати (штампы) доставляются в опечатанном виде. Уничтожение мастичных печатей (штампов) производится путем сожжения , а металлических — путем спиливания(клише опиливаются двумя перекрестными линиями). Об уничтожении печатей (штампов) все члены комиссии расписываются в акте .

Шаг 7. «Регистрация Акта об уничтожении печатей и штампов»

Акт регистрируется в журнале учета входящих документов.

Работник, ответственный за учет печатей (штампов), на основании акта делает отметки об уничтожении в соответствующей Книге учета печатей и штампов(Журнале) и представляет копию акта в отдел бухгалтерского учета Главного финансово-экономического управления.

Шаг 8. «Хранения Акта об уничтожении печатей и штампов»

Акты об уничтожении печатей (штампов) хранятся в течение 10 лет в специально заведенных делах Управления делами, а затем уничтожаются в установленном порядке.

ПРИКАЗ ОБ УНИЧТОЖЕНИИ ГЕРБОВОЙ ПЕЧАТИ

В связи с перерегистрацией ______________ приказываю:

1. Произвести отбор к уничтожению утративших практическое значение (пришедших в негодность) следующих печатей и штампов:

2.1 Для обеспечения исполнение требований, установленных в п.1 назначить коммиссию в составе:

2.2 Председателем комиссии назначить _____________________

3. Осуществить передачу указанных печатей и штампов, в Управление делами для централизованного их уничтожения и списания с учета в срок до «___» ________ 20___ г.

4. Управлению делами произвести переучет печатей и штампов по фактическому их наличию по состоянию на «____» ______ 20___ г.

5. Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой.

Генеральный директор
___________________
___________________
«_____» _________________20____ г.

Приложение («АКТ О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ»)

АКТ о выделении к уничтожению печатей и штампов

Всего подлежит уничтожению _______________________ (количество прописью) наименований. Записи с учетными данными сверены:

Члены комиссии

__________________ ______________________
(подпись) (фамилия и инициалы)

После утверждения акта перечисленные документы перед уничтожением сверили с записями в акте и полностью уничтожили путем ____________________________ (способ уничтожения)
«____» ___________ 20___ г. в ___ часов ___мин.
Место уничтожения ______________________________

Председатель комиссии
__________________ ______________________
(подпись) (фамилия и инициалы)

Отметки в книге учета об уничтожении печатей и штампов произвел

__________________________________
(подпись) (фамилия и инициалы)

www.pechati-i-shtampi.ru

Уничтожение печатей, штампов (Зернова И.)

Дата размещения статьи: 04.10.2015

При изготовлении новых печатей и штампов старые подлежат уничтожению. Необходимость замены печатей возникает вследствие их физического износа, изменения наименования или типа учреждения, его реорганизации и по другим причинам. В статье предлагаем ознакомиться с порядком уничтожения старых печатей и штампов и документальным оформлением этой операции.

При возникновении необходимости уничтожения печатей и штампов следует узнать, не утвержден ли порядок их уничтожения региональными нормативными актами. Если такой порядок установлен в регионе, нужно производить уничтожение печатей и штампов в соответствии с этим порядком. Если же такого порядка на региональном уровне не установлено, то учреждение должно самостоятельно закрепить его в своем внутреннем документе. Например, это может быть положение о порядке учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов (его образец приведен ниже).
Операция по уничтожению печатей и штампов сводится к их физическому уничтожению и документальному оформлению этого факта.
При этом руководителем учреждения (если у него имеются полномочия на это) выбирается способ уничтожения печатей и штампов. Так они могут быть уничтожены:
— учреждением самостоятельно;
— специальной штемпельно-граверной мастерской;
— органом по учету печатей.
Уничтожение печатей и штампов учреждением самостоятельно. Для того чтобы уничтожить печати и штампы, в учреждении приказом руководителя назначается специальная комиссия. В присутствии всех членов комиссии печати и штампы уничтожаются, о чем составляется акт, который подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения. В нем должны быть указаны:
— время и место уничтожения;
— состав комиссии;
— основание уничтожения печатей (штампов);
— наименование и оттиски уничтоженных печатей (штампов);
— способ уничтожения (изделия из каучука и других полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, а из металла — опиливаются двумя перекрестными линиями, сошлифованием их поверхностей и иным способом);
— заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность восстановления и дальнейшего использования;
— подписи членов комиссии.
Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати (штампа) в журнал учета.
Уничтожение печатей и штампов сторонней организацией. При таком способе уничтожения печати и штампы передаются в соответствующий орган по учету печатей или специальную штемпельно-граверную мастерскую. Вместе с печатями и штампами передается комплект документов:
— заявление об уничтожении печати, которое подписывает только руководитель;
— ксерокопия паспорта руководителя и копия приказа о его назначении, заверенная вышестоящей организацией;
— доверенность от руководителя учреждения на уничтожение печати лицу, ответственному за ее уничтожение;
— ксерокопия паспорт лица, ответственного за уничтожение печати;
— выписка из ЕГРЮЛ (нотариально заверенная копия);
— документ, подтверждающий факт оплаты (оригинал квитанции Сбербанка или платежное поручение);
— иные документы.
По уничтожении печатей и штампов учреждению передается акт, на обороте которого проставляется их оттиск.
Приведем образец Положения о порядке учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в учреждении и приказа о его утверждении.

В целях установления единого порядка учета, использования, хранения и
Учреждении
уничтожения печатей и штампов в ———- приказываю:
1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке учета, использования,
Учреждении
хранения и уничтожения печатей и штампов в ———- (далее — Положение).
2. Руководителям структурных подразделений обеспечить исполнение требований, установленных Положением.
3. Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой.
Руководитель учреждения ____________ (подпись)
«10» января 12
— —— 20— г.

Положение
о порядке учета, использования, хранения и уничтожения
печатей и штампов в учреждении

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», Постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» и иных нормативных правовых актов действующего законодательства РФ.
1.2. Положение устанавливает общие требования по учету, использованию, хранению и уничтожению гербовых печатей, печатей структурных подразделений, иных печатей и штампов, используемых в делопроизводстве.
Требования, предусмотренные данным Положением, являются обязательными
Учреждения
для всех работников ———-.

2. Виды печатей и штампов, порядок их изготовления

2.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам применяются печати с воспроизведением Государственного герба РФ (далее — гербовые печати).
Гербовые печати изготавливаются в количестве двух мастичных и одной малой гербовой выжимной металлической. Решение об изготовлении гербовых печатей принимает руководитель учреждения.
2.2. Гербовая мастичная печать должна соответствовать требованиям ГОСТ Р 51511-2001.
2.3. Изготовление гербовой печати осуществляется специальными штемпельно-граверными мастерскими, имеющими лицензию на изготовление печатей с воспроизведением Государственного герба РФ и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления данного вида продукции на должном качественном уровне.
2.4. Для оформления документов структурных подразделений Учреждения применяются печати структурных подразделений (приводится перечень названий печатей, содержащих краткое наименование соответствующего структурного подразделения, изображенное в центре печати, например печать «Отдел кадров», «Для финансово-хозяйственных операций», «Канцелярия», «Административно-хозяйственный отдел»).
2.5. Организация изготовления печатей и штампов осуществляется через административно-хозяйственный отдел по заявкам руководителей структурных подразделений по согласованию с руководителем учреждения.
Изготовление дубликата печати допускается только в случае ее утраты или износа по решению руководителя учреждения.

3. Порядок учета, выдачи (сдачи) печатей (штампов) и обеспечения их сохранности

3.1. Учет всех изготовленных печатей и штампов должен вестись в книге учета печатей и штампов с проставлением в ней их оттиска. Листы книги учета печатей и штампов нумеруются, прошиваются и опечатываются.
Учреждение
———- ведет учет хранения, выдачи и уничтожения печатей и штампов
самостоятельно с соблюдением настоящего Положения.
3.2. Для обеспечения надлежащего учета и хранения печатей (штампов), их выдачи структурным подразделениям приказом руководителя учреждения из числа работников назначается ответственное лицо.
3.3. Выдача печатей (штампов) структурным подразделениям и должностным лицам производится под расписку в книге учета печатей и штампов.
3.4. Руководители структурных подразделений своими распоряжениями назначают работников, ответственных за получение, хранение и использование печатей (штампов), устанавливают персональную ответственность этих работников за полученные печати (штампы), а также определяют порядок их хранения и использования, исключающий утрату и нарушение в использовании.
3.5. Временная передача печатей и штампов от одного ответственного лица другому внутри структурного подразделения (в связи с убытием в командировку, уходом в отпуск) осуществляется по акту. Данный акт утверждается руководителем структурного подразделения.
3.6. При увольнении ответственного лица или переводе на иную должность числящиеся за ним печати (штампы) передаются другому работнику под подпись в книге учета печатей и штампов с соответствующей отметкой в обходном листе увольняемого.
3.7. Передача печатей и штампов посторонним лицам, вынос печатей (штампов) за пределы здания не допускаются.
3.8. В случае утраты печати (штампа) работники немедленно сообщают об этом руководителю соответствующего структурного подразделения.
По фактам утраты печатей (штампов) или нарушений в их использовании руководитель структурного подразделения проводит служебное расследование, о результатах которого информирует руководителя учреждения.
3.9. Проверка наличия всех печатей и штампов проводится не реже одного раза в год, как правило, комиссией, назначаемой для проверки наличия секретных документов. Результаты проверки отражаются в акте.
Учреждения
3.10. Гербовые печати ———-, закрепленные за должностными лицами,
хранятся в их личных сейфах. По окончании рабочего дня сейфы и служебные
кабинеты этих должностных лиц опечатываются и в соответствии с
установленным порядком сдаются под охрану.
Другие печати и штампы хранятся в надежно запираемых шкафах (ящиках).

4. Порядок использования печатей (штампов)

Учреждении
4.1. В ———- используется гербовая мастичная печать в двух
экземплярах, а также малая гербовая выжимная металлическая печать.
Первый экземпляр гербовой мастичной печати закрепляется за заведующей
Ивановой Н.Д.
канцелярией ————- и используется для проставления оттиска гербовой
печати на следующих документах:
— доверенностях;
— заключаемых договорах;
— актах (приемки законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, описания, экспертизы и т.д.);
— заданиях (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство и т.д.);
— представлениях и ходатайствах (о награждении государственными наградами и т.д.);
— гарантийных письмах (на выполнение работ, оказание услуг и т.д.);
— командировочных удостоверениях;
— иных документах для удостоверения подписи должностного лица, имеющего
Учреждения
право действовать от имени ———-, а также документах, требующих
наличия оттиска гербовой печати в соответствии с действующим
законодательством РФ.
Второй экземпляр гербовой мастичной печати «Для финансово-хозяйственных
Клюевой А.Д.
операций» закрепляется за главным бухгалтером ———— и используется
для проставления оттиска гербовой печати на следующих документах:
— доверенностях на получение товарно-материальных ценностей;
— поручениях (бюджетных, банковских, платежных, на получение денежных средств в банке и т.д.);
— реестрах (чеков, бюджетных поручений, перечисления денежных средств, представляемых в банк и учреждения Федерального казначейства, и т.д.);
— бухгалтерских и статистических отчетах;
— сметах расходов;
— справках (о выплатах из заработной платы, использовании бюджетных ассигнований, начисленной и причитающейся заработной плате и т.д.);
— извещениях по централизованным выплатам;
— уведомлениях о бюджетных ассигнованиях, лимитах бюджетных обязательств;
— путевых листах автомобилей;
— иных документах, относящихся к финансово-хозяйственной деятельности, в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами действующего законодательства Российской Федерации.
Малая гербовая выжимная металлическая печать закрепляется за
Машиной Е.В.
начальником отдела кадров ———— и применяется только при оформлении
удостоверений.
4.2. Печатью структурного подразделения удостоверяется подпись руководителя данного подразделения или его заместителя.

5. Порядок уничтожения печатей и штампов

5.1. Пришедшие в негодность в ходе эксплуатации или выведенные из действия и утратившие практическое значение печати и штампы подлежат сдаче заведующей канцелярией для уничтожения и списания с учета.
5.2. Отбор и уничтожение печатей и штампов производится комиссией, назначаемой приказом руководителя учреждения. В составе комиссии должно быть не менее трех человек, одним из которых должен быть работник, ответственный за учет печатей и штампов.
5.3. На все отобранные к уничтожению печати и штампы работником, ответственным за учет и хранение печатей и штампов, составляется акт с проставлением оттисков уничтожаемых печатей и штампов.
5.4. В акте на уничтожение печатей (штампов) исправления не допускаются.
Комиссия проверяет наличие всех печатей (штампов), включенных в акт. При проверке особое внимание членов комиссии должно быть обращено на то, чтобы в числе уничтожаемых печатей (штампов) не могли оказаться какие-либо другие печати (штампы), не включенные в акт, или чтобы не были допущены расхождения между записями в акте, самими печатями (штампами) и записями в книге учета печатей и штампов. По окончании сверки все члены комиссии подписывают акт, а председатель комиссии заверяет своей подписью листы акта. Акт утверждается руководителем учреждения.
5.5. Печати (штампы), отобранные для уничтожения и включенные в акт, после проверки их комиссией складываются в коробку и опечатываются председателем комиссии. Коробка хранится до уничтожения в сейфе помещения, которое сдается под охрану.
5.6. Уничтожение печатей и штампов производится после утверждения акта в присутствии всех членов комиссии, которые несут персональную ответственность за правильность и полноту уничтожения перечисленных в акте печатей и штампов.
5.7. Уничтожение мастичных печатей (штампов) производится путем сожжения, а металлических — путем спиливания. В акте об уничтожении печатей (штампов) проставляются подписи всех членов комиссии. Акт регистрируется в журнале учета входящих документов.
5.8. Работник, ответственный за учет печатей (штампов), на основании акта делает отметки об уничтожении в книге учета.
5.9. Акты об уничтожении печатей (штампов) хранятся в течение 10 лет в специально заведенных делах учреждения, а затем уничтожаются в установленном порядке.

6. Ответственность за утрату печатей (штампов) или нарушение их использования

6.1. Неправомерное использование печатей, равно как и использование
печатей, не предусмотренных настоящим Положением, при осуществлении
Учреждением
———— или его структурным подразделением юридически значимых действий
влечет недействительность документа с оттиском такой печати и
ответственность, предусмотренную действующим законодательством РФ.
6.2. За нарушение правил хранения печатей (штампов) или их утрату виновное лицо привлекается к дисциплинарной ответственности.
К Положению прикладываются оттиски печатей и штампов, применяемых в делопроизводстве.

xn—-7sbbaj7auwnffhk.xn--p1ai

Приказ об уничтожении печати организации образец

Иногда случается так, что может потребоваться такая процедура, как уничтожение печатей и штампов организации или учреждений. Причины могут быть следующие:

Ликвидация организации или учреждения;
Изменения реквизитов (частично или полностью);
Износ или повреждения печатей и штампов;

Что же нужно сделать, а также с чего нужно начать в первую очередь? Вначале руководителю организации необходимо издать Приказ о ликвидации печати учреждения, в котором обязательно указать причину принятия такого решения, далее по пунктам прописываются действия в связи с этим:

создать комиссию;
каким образом необходимо уничтожить;
составить акт о ликвидации;
с какого числа оттиски старого штампа считать недействительными;
с какого числа оттиски нового штампа считать действительными (если происходит замена на новые штампы);
на кого возложена ответственность за происходящее;

Кто может утилизировать штампы

Если подлежащая уничтожению печать относится к числу гербовых, то в большинстве случаев эта процедура происходит в Управлении делами, куда ее необходимо сдать со всеми надлежащими документами. Если же это обычная печать или штамп, то уничтожение такого вида штемпельной продукции может производиться силами собственной организации, либо с помощью сторонней организации, наделенной такими полномочиями.

Если вы решили уничтожить штамп, воспользовавшись услугами сторонней организации, то вам необходимо будет сдать не только сами штемпельные изделия, но и необходимый комплект документов, который с вас могут потребовать:

Заявление от руководителя организации об уничтожении штемпельного изделия
Копия паспорта руководителя
Копия приказа о назначении руководителя, заверенная вышестоящим учреждением (для руководителей государственных организаций)
Копия паспорта ответственного за уничтожение сотрудника
Доверенность на работника, ответственного за ликвидацию штампа, от руководителя учреждения
Выписка из ЕГРЮЛ (заверенная у нотариуса копия)
Документ об оплате услуги

Если же вам удобнее уничтожить штамп силами своего учреждения, то порядок действий выглядит приблизительно следующим образом. На основании Приказа об уничтожении печати, руководителем организации создается специальная комиссия, которая обязана физически ликвидировать клише и все составляющие штемпельного изделия, чтобы исключить дальнейшее его восстановление и использование. Далее комиссией составляется акт об уничтожении, который в дальнейшем также утверждается подписью руководителя учреждения.

Акт утилизации печати организации

После того, как назначенная комиссия ликвидировала штемпельные изделия, необходимо составить документ, подтверждающий этот факт. Таким документом является Акт утилизации печати. Он обязательно должен содержать в себе:

состав комиссии по утилизации
место и время
на основании чего произошло данное действие
название и образец оттиска утилизированной печати организации
способ уничтожения (клише из каучука обычно разрезается на мелкие части и сжигается, а из металла спиливается)
заключение комиссии о приведении печати в состояние, гарантированно исключающее ее восстановление и дальнейшее использование
подписи всех членов комиссии

Акт служит основанием для занесения соответствующей записи в Журнал учета штемпельных изделий учреждения, где в определенной графе указывается дата и номер акта утилизации, а также причина, по которой была проведена процедура. Акт хранится вместе с журналом во избежание споров и недоразумений, касающихся оттисков старых штампов.

Безусловно, если по вопросу утилизации/уничтожения печати организации ваш выбор остановится на нашей компании, мы сможем это сделать профессионально, грамотно и быстро, ничего не упустив из виду. Вам останется только получить документы, подтверждающие факт уничтожения вашего старого штемпельного изделия.

Правовое государство и гражданское общество Становление и развитие идеи правового государства Проблемы правового государства всегда привлекали внимание прогрессивных мыслителей древности, ученых более […]
Образовательная программа группы кратковременного пребывания "Счастливый малыш" (для детей с 1 года до 3 лет, не посещающих детский сад) Актуальность. Детство – годы чудес! Опыт этого периода во многом […]
Страхование автомобиля в Омске В России страхование автомобиля представлено двумя программами: ОСАГО и КАСКО. Начинающие автолюбители задаются вопросом, какой тип страховки лучше и в чем разница? Определённые […]

В практической деятельности любой организации рано или поздно возникает вопрос: «Как быть со старыми печатями?» Использовать нет полномочий, копить нет смысла…

Ответственность за дальнейшее использование старых печатей нормативно нигде не прописана. Очевидно, что их применение будет актом фальсификации документов, поэтому верное решение — их уничтожение. Но по всем правилам. Существуют по крайне мере два случая, когда доказательства уничтожения могут быть затребованы: банками и органами юстиции при дальнейшей перерегистрации.

Шаг 1.

Составляем приказ об уничтожении печати (пример 1).

Пример 1. Фрагмент приказа об утверждении эскиза новой и уничтожении старой печати

Шаг 2 .

Подготовка к уничтожению: выбираем организацию.

На практике уничтожением старых печатей часто занимаются те же организации, которые их и производят. В таком случае необходимо проверить наличие у такой организации соответствующего разрешения. С юридической точки зрения правильно будет провести уничтожение именно через стороннюю организацию, а не своими силами.

Шаг 3.

Получаем акт об уничтожении печати.

Этот шаг заключительный и, пожалуй, самый важный. Обязательно проконтролируйте, чтобы ваша организация получила акт об уничтожении печати (пример 2), который оформляется сразу после завершения процедуры. В противном случае все предыдущие шаги теряют смысл.

С огласно ГОСТу Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» печать - это «устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу» .

Как видно, определение довольно общее. Более информативен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который говорит, что реквизит 25 «Оттиск печати» «заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации» .

На вопрос, что именно должно быть изображено на печати юридического лица (будем называть ее ), отвечают п. 5 ст. 2 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ, а также ст. 2 Федерального закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ. Данные статьи содержат практически идентичный текст, из которого следует, что на печатях ООО и АО должны присутствовать:

полное фирменное наименование ООО или АО;
место нахождения ООО или АО.

Кроме того, печати ООО или АО могут содержать фирменное наименование общества на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке.

Филиалы и представительства обществ должны помещать на печатях ту же информацию, плюс слова «Филиал» или «Представительство».

Это лишь минимальные требования. Юридическое лицо по своему желанию может разместить на печати собственный логотип, эмблему, банковские реквизиты, контактные данные и т.п.

Примеры печатей из ГОСТа Р 51511-2001:

Пример 1

Печати хозяйственных обществ

Свернуть Показать

В упомянутом ГОСТе можно найти и требования к порядку изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения печатей, однако обязательными они являются лишь для организаций, использующих государственную символику. Технические требования к печатям организаций содержит Национальный стандарт РФ «Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования» (утвержден на основании Федерального закона от 27.12.2002 №184-ФЗ «О техническом регулировании»). Здесь, например, перечислены размеры, которые должна иметь и сама печать, и изображения на ней.

Что касается штампа , то официального определения для него нет. Мы будем считать штампом клише с текстом, цель которого - воспроизвести этот текст, чтобы его не пришлось писать от руки .

Пример 2

Штампы для разных целей

Свернуть Показать

Виды печатей в организации

Любая организация, а также ИП имеют право изготовить для своих нужд дополнительные печати . Они разойдутся по структурным подразделениям и будут проставляться их работниками на строго определенных документах. Каких именно - следует прописать в соответствующем регламенте (см. пункты 5.2 и 5.3 в Примере 12).

Пример 3

Дополнительные печати

Свернуть Показать

К использованию дополнительных печатей следует относиться с известной осторожностью, так как их юридическая сила может быть поставлена под сомнение. На документах, предоставляемых в государственные и контролирующие органы, мы рекомендуем проставлять главную печать организации. Нет ничего страшного в использовании дополнительной печати, но чиновники на местах вполне могут отказаться принимать заверенные ими документы. Чтобы избежать ненужных проволочек, лучше сразу использовать основную печать.

Заслуживает внимания и печать «Для договоров». Можно ли ставить ее на договоры? Гражданский кодекс РФ вообще не содержит требования заверять подписи в договоре печатью. Однако в сам договор может быть включено условие о том, что подпись заверяется основной печатью организации. Если подобного условия нет, то можно поставить печать «Для договоров».

Самая главная печать организации хранится в сейфе службы ДОУ, помощника генерального или самого директора. Все остальные печати, а также штампы расходятся по структурным подразделениям. Чтобы контролировать их хранение и использование, рекомендуется назначить ответственных лиц. Самым логичным было бы поручить хранение печатей и штампов работникам, ответственным за делопроизводство в подразделениях. Для этого создается приказ по основной деятельности (его распорядительная часть показана в Примере 4).

Пример 4

Распорядительная часть приказа о назначении ответственных за хранение и использование печатей и штампов в структурных подразделениях

Свернуть Показать

Приказ проходит обычную процедуру согласования и подписания генеральным директором, после чего с ним нужно ознакомить под подпись всех назначенных ответственными за печати работников.

Учет печатей и штампов

Все печати и штампы организации подлежат учету. Информация о том, в каком отделе находится тот или иной штамп или печать, когда и кому они были выданы, сданы и уничтожены, содержится в специальном журнале. Поскольку в этом журнале проставляются оттиски печатей и штампов, а также собственноручные подписи ответственных за них работников, он является рукописным. Возможный состав граф и способ заполнения показаны в Примере 5.

Изредка печатям приходится покидать пределы организации и отправляться, например, на совещание к контрагенту, по результатам которого сразу же будет подписан протокол разногласий к договору. Руководитель, который едет на совещание, должен взять печать с собой. Этот факт, равно как и факт возврата им печати, фиксируются в специальном журнале - см. Пример 6.

Куда и как ставить печать?

Если форма документа предусматривает проставление печати, то место оттиска может быть обозначено буквами «М.П.» («Место печати»). В этом случае оттиск можно ставить прямо на эти буквы. См. Пример 7.

Иногда данная пометка ставится внутри специально предназначенного для печати и очерченного поля (как в Примере 8). Тогда нужно стараться уместить печать внутри, не выходя за рамки обозначенной границы. Например, такой вариант предусмотрен в Карточке с образцами подписей и оттиска печати, форма которой утверждена инструкцией Банка России от 14.09.2006 № 28-И (в просторечье она именуется банковкой карточкой).

Пример 7

Проставление оттиска печати при указании места для него - «М.П.»

Свернуть Показать

Пример 8

Проставление оттиска печати в специально отведенном поле

Свернуть Показать

Если же место для оттиска не обозначено, а печать требуется для заверения подписи должностного лица, то ставить ее нужно так, чтобы захватить небольшие фрагменты должности и заверяемой подписи (см. Пример 9). Это правило нигде не закреплено и является, скорее, обычаем делового оборота. С логической точки зрения данный обычай вполне оправдан: в самом деле, если печать проставляется после подписания документа, то человек, который ее ставит, может сделать это так, чтобы оттиск стоял в определенном месте - задевая фрагмент должности и подписи и при этом оставляя их читаемыми. Оттиск, полностью закрывающий подпись, затрудняет ее идентификацию, а стоящий где-то далеко от нее может вызвать сомнения в том, что проставлялся он после подписания документа.

Если форма документа такова, что проставить оттиск печати, задевая одновременно и подпись, и должность невозможно, то лучше «зацепить» подпись.

Пример 9

Проставление оттиска печати при заверении подписи должностного лица

Свернуть Показать

Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати, приведен в Приложении 8 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003. Подобный перечень организация вправе составить для себя сама, закрепив обязательный характер его применения. Если организация применяет в работе не только основную, но и дополнительные печати, то для всех них нужно определить, на какие документы они будут проставляться.

Места проставления штампов, как правило, известны и зачастую даже зафиксированы в локальных нормативных актах. Так, в Инструкции по делопроизводству может быть указано, что штамп «Входящий №» ставится в нижнем правом углу документа, а штамп «В дело №» - в нижнем левом.

Уничтожение печатей и штампов

Грамотный учет печатей, штампов подразумевает и их грамотное уничтожение. Изношенную или сломанную печать нельзя выбросить в мусорную корзину , особенно не поставив в известность ответственную службу. В последнюю стекаются все ненужные или пришедшие в негодность печати, штампы для последующего уничтожения. Это фиксируется в Журнале учета печатей и штампов (см. в Примере 5 графы о возврате печати в административно-хозяйственную службу (АХС), они заполнены в строке 24).

Уничтожением печатей и штампов занимается специальная комиссия. Она создается по указанию руководителя организации. Она может быть постоянно действующей либо создаваться на год или разово по потребности.

Уничтожить печать - это привести в полную негодность ее клише. Чаще всего это делается простым разрезанием его ножницами на мелкие кусочки. Металлические печати придется дробить, отправлять в печь или производить опиловку. Конечно, сделать это в условиях обычного офиса довольно непросто, но металлические печати сегодня встречаются все реже. Зачастую используются обычные каучуковые клише. Факт уничтожения печати отражается в акте (образец см. в Примере 10), после чего регистрационные данные акта вносятся в Журнал учета (см. в Примере 5 последнюю графу «Примечания / отметка об уничтожении (дата и № акта)»).

Если вдруг выясняется, что печать потеряли , это отражается в особом акте - показан в Примере 11. В Журнале учета данный факт нужно отразить в последней графе «Примечания / отметка об уничтожении (дата и № акта)», тогда:

вместо более привычной надписи «Уничтожена в связи с износом (акт от 17.07.2014 № 3)»
там будет красоваться «Утрачена (акт от 07.07.2014 № 6)».

Возможные периоды действия комиссии и приказ о ее создании (на примере экспертной комиссии) показаны в статье «Экспертиза ценности научно-технической документации »

Рецепт составления различных актов дан в статье «Акты в канцелярии и в отделе кадров ». Здесь вы найдете: пореквизитный анализ (что обязательно, что факультативно, что нужно в определенных случаях); возможные варианты конструирования текста акта; три образца полностью оформленных разноплановых актов.

Образец регламента о печатях и штампах

В заключение приведем образец Положения об изготовлении, учете, использовании, хранении, уничтожении печатей и штампов в коммерческой организации . Каждая компания на его основе может составить собственный, см. Пример 12.